OLG Düsseldorf: Zeitliche Reihenfolge der Aufnahme der Gesellschafterlisten in den Registerordner

Der Notar, der gleichzeitig mehrere Gesellschafterlisten einreicht, kann dem Registergericht vorgeben, diese in einer bestimmten Reihenfolge in den Registerordner aufzunehmen.
Mehrere vom Notar an einem Tag eingereichte Gesellschafterlisten sind in chronologischer Reihenfolge in den Registerordner einzustellen.

OLG Düsseldorf, Beschluss vom 18. März 2019

Sachverhalt

Der Notar N übersandte vier Gesellschafterlisten mit der Bitte, diese in der von ihm vorgegebenen Reihenfolge in den Registerordner einzustellen, und zwar wie folgt:

Liste 1 vom 5. Februar 2018
Liste 2 vom 6. Februar 2018
Liste 3 vom 6. Februar 2018
Liste 4 vom 7. Februar 2018

Das Registergericht nahm die Listen dergestalt in den Registerordner auf, dass sie abweichend von dem geäußerten Wunsch in folgender Reihenfolge im Dokumentenbaum erscheinen: Liste 1, Liste 4, Liste 3, Liste 2. N beantragte, die Listen entweder chronologisch in das Registerportal einzustellen oder sie vollständig zu entfernen, damit er sie erneut einreichen könne. Das Registergericht wies den Antrag zurück, half der Beschwerde nicht ab und legte die Sache dem OLG zur Entscheidung vor. Das OLG sah die Beschwerde als statthaft und begründet an.

Entscheidung

Ziel des § 40 GmbHG sei es, Klarheit über die Beteiligungsverhältnisse und deren Entwicklung zu vermitteln. Dabei solle gewährleistet werden, dass die Entwicklung sämtlicher Veränderungen ausgehend von der Liste der Gründungsgesellschafter lückenlos nachvollzogen werden könne. Dem entspricht es, dass die zum Handelsregister einzureichenden Dokumente in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs und nach der Art des jeweiligen Dokuments abrufbar zu halten sind.

Praxishinweis

Nach dem Wirksamwerden jeder Veränderung in den Beteiligungsverhältnissen einer GmbH ist eine neue Gesellschafterliste zu erstellen und zum Handelsregister einzureichen. Dies gilt grundsätzlich auch dann, wenn mehrere Veränderungen am gleichen Tag erfolgt sind. Letzteres kann z. B. dann der Fall sein, wenn die Gesellschafter eine Teilung von Geschäftsanteilen beschließen und anschließend eine Abtretung erfolgt. Einreichungsverpflichtet wäre hier einmal die Geschäftsführung gemäß § 40 I GmbHG, da der Teilungsbeschluss nicht der notariellen Beurkundung bedarf, und zum anderen der die Abtretung beurkundende Notar gemäß § 40 II GmbHG. Der sehr ausführlich begründeten Entscheidung des OLG Düsseldorf ist zuzustimmen. Danach kann das Registergericht ausdrücklich vom Listeneinreicher angewiesen werden, die einzelnen Listen in der von ihm vorgegebenen zeitlichen Reihenfolge nacheinander in den Registerordner aufzunehmen. Die zeitliche Reihenfolge mehrerer Gesellschaferlisten ist im Gesetz zwar nicht eindeutig geregelt. § 40 I 1 GmbHG spricht vom Einreichen, § 9 I 2 HRV vom Eingang. Das OLG Düsseldorf folgert hieraus, dass es entscheidend auf die zeitliche Reihenfolge des Eingangs ankomme. Wenn nun aber an ein und demselben Tag mehrere Listen eingereicht werden, steht die zeitliche Reihenfolge nicht zwingend fest. Ferner ist entscheidend in welcher Reihenfolge die Listen in den Registerordner aufgenommen werden und nicht, wann sie beim Handelsregister eingehen. Jeder Listeneinreicher, gleich ob Geschäftsführer oder Notar, sollte die zeitliche Reihenfolge zwischen mehreren Listen eindeutig festlegen. Hier bietet sich neben der Datumsangabe an, die Listen mit Nummern zu versehen oder in einem Begleitschreiben auf die einzuhaltende Reihenfolge hinzuweisen. Unter Umständen kann es sich auch anbieten, die Listen mit einer Uhrzeitangabe zu versehen.